Organisation de stages, tarif et facturation

Tout ce qui a en rapport avec la paperasse, pour les pros ou pour les autres !

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bsimon
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Organisation de stages, tarif et facturation

Message par bsimon » 20 déc. 2017, 15:36

Bonjour,
je pense que certains d'entre vous sauront me répondre.
Je vais organiser à l'écurie plusieurs stages avec des professionnels (équitation, soins, maréchalerie, nutrition, etc.)
J'envisageais les choses ainsi :
Pour mes clients qui ont leur chevaux à l'écurie, je ne demande rien, ils règlent auprès du professionnel leur participation
Pour les cavaliers extérieurs, je vais demander une participation pour mise à disposition des locaux, club house chauffé, collation, carrière, accueil des chevaux, etc.
Je réfléchis à un tarif...
Pour ceux qui le font déjà dans leur structure, comment procédez vous ? Avez vous une idée de tarif ?
Ecurie des Fougerets, Morée 41160
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marie-laure-guenot
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Re: Organisation de stages, tarif et facturation

Message par marie-laure-guenot » 21 déc. 2017, 14:01

Il faut que tu listes précisément ce que ça va te coûter concrètement, et répartir la participation aux frais équitablement. P.ex. les gens qui sont déjà dans tes écuries vont aussi bénéficier d'une collation, etc., donc pas de raison pour qu'il n'y ait que les extérieurs qui payent pour ça. L'hébergement des chevaux extérieurs par contre, évidemment c'est autre chose (en général ça tourne autour de 10-15€ par jour foin compris dans ce que j'ai pu voir, selon l'organisation que ça te demande).

Quand c'est moi qui fais des ateliers (quand c'est moi l'intervenante je veux dire), les frais d'organisation pour les participants sont très variables d'un organisateur (et d'un lieu) à l'autre : tout d'abord, parce que comme j'offre la place à la personne qui accueille, ça lui laisse déjà un peu de marge pour couvrir ses propres frais s'ils sont basiques.
Ensuite s'il y a vraiment des frais engagés type repas ou hébergement, là c'est en fonction de ce qui est proposé... y'a vraiment pas de règle, et y'a aussi des gens qui demandent une libre participation. Si c'est bien expliqué, ça marche bien, et perso j'aime bien le principe.

Quand c'est moi qui accueille un stage de qqn d'autre, avant je ne prenais rien comme participation aux frais, la seule chose que je faisais c'est que je répartissais le tarif de ma place sur celui des autres participants pour que je n'aie pas à payer le stage moi-même... lorsque l'intervenant n'avait pas prévu ça, ce qui finalement arrive assez souvent (ça aussi c'est hyper variable et tu verras vite que tu ne peux pas faire de règle fixe, ou alors à l'imposer à l'intervenant, mais c'est pas toujours chose facile ^^). (*)
Ensuite, pour 2018 ce que je fais, c'est que je commence par calculer le prix du stage lui-même pour chaque participant (c'est pas toujours chose facile non plus...), et une fois que j'ai ça, je rajoute quelques euros en plus (entre 10 et 20€ selon le nombre de personnes attendues) pour pouvoir acheter des jus de fruits, du café, des pains au chocolat etc., et que ce soit confortable pendant toute la journée. Je garde aussi cette somme sous le coude au cas où le stage ne se remplirait pas, auquel cas je le donne à l'intervenant pour compléter et dans ce cas je paye tout le reste de ma poche : ça me semble normal.
Une fois que j'ai ça, cette somme globale qui sera demandée à chacun, je fais des "options" selon les cas : option hébergement de cheval à X€/jour, option repas à Y€, etc. Ensuite, concrètement dans la plupart des cas les gens deviennent rapidement des amis alors c'est très informel et on s'arrange entre nous ! J'ai des gens qui arrivent avec leur camion ou qui plantent la tente à l'entrée du parc, d'autres qui arrivent avec les croissants pour tout le monde le matin, des gens qui partent sur un paddock individuel pour leur cheval et qui finalement préfèrent le mettre avec le troupeau... il faut que ça reste souple et humain. Et donc, cool et agréable pour tout le monde :)

En fait sur les tarifs on est vite limités par le rapport entre ce dont l'intervenant a besoin pour ne pas venir à perte, et le prix que les participants peuvent mettre. En très très gros, une journée de stage, quelle que soit la matière (équitation ou théorie) ça revient entre 80 et 100€ par personne pour l'intervenant, selon le nombre de participants et selon si on repart avec un truc vraiment applicable ou si c'est juste de la théorie générique (ça, c'est la théorie : dans la pratique y'a des gens qui font payer beaucoup plus cher parce qu'ils ont "un nom", et à l'inverse y'a des gens qui cassent tellement les prix que ça leur paye même pas leur carburant pour venir... à se demander où est le but). Si c'est un truc hyper théorique avec plein de monde, forcément ça fait moins cher par personne, etc.
Déjà, sur un stage de 2 jours, ça représente un budget pour une personne ! Donc tu ne peux pas ajouter énormément de PAF sinon tu arriveras vite à un tarif rédhibitoire, et donc ton stage n'aura pas lieu faute de participants.

- - -

(*) : Honnêtement, organiser des événements est extrêmement énergivore et ne rapporte rien en dehors du plaisir de rencontrer et de faire se rencontrer des gens. Même quand on a le temps de participer au stage —ce qui est rare, on a toujours la tête ailleurs, à regarder l'heure qui tourne pour aller s'occuper des chevaux, répondre au téléphone pour les gens qui sont en retard, préparer les repas, ranger, etc.
Le dernier stage que j'ai préparé, là, récemment, j'ai passé en tout plus d'une journée entière (toutes mes heures mises bout à bout) rien que pour arriver à calculer les tarifs que j'allais proposer pour les stagiaires... parce que l'intervenante avait eu beau faire un doc de présentation, les infos n'étaient pas utilisables telles quelles et c'était à s'arracher les cheveux :)
Ensuite y'a tout le temps qu'on passe à prendre contact, monter le truc, communiquer dessus, renseigner les gens, les re-renseigner parce qu'ils ont oublié entre temps et qu'ils sont pas capables de remonter 10 messages en amont pour retrouver l'info, rappeler X fois les gens qui ont "oublié" de payer, puis ne pas oublier de leur dire quand on a bien reçu, aller chercher l'intervenant à la gare quand il vient en train et l'y ramener ensuite, préparer tout le lieu, la bouffe, les boissons, un endroit sympa en fonction du temps qu'il fera,...

Bon, ça prend vraiment beaucoup de temps, et ça ne rapporte rien de financier, c'est surtout ce que je veux dire. Le seul apport, c'est le plaisir : alors oui, c'est beaucoup. Ça représente tellement pour moi que pour 2018 j'ai réservé des tas de créneaux exprès pour ça, au détriment de mes ateliers à moi (qui par contre me rapportent quelques sous), rien que parce que j'aime rencontrer du monde, partager, accueillir, échanger.
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Re: Organisation de stages, tarif et facturation

Message par bsimon » 22 déc. 2017, 11:22

Merci pour cette longue réponse détaillée !
Cela confirme bien ce que je pensais.
J'ai bien conscience du temps et de l'énergie que cela prend. Et je souhaite le faire pour les raisons que tu évoques (plaisir des rencontres, du partage et de l'enrichissement personnel) et aussi pour créer une petite dynamique dans mon coin où le milieu de l'équitation est resté très "tradi".
Les "alternatifs" ont peu d'endroits pour se retrouver et échanger.
D'ailleurs, je suis dépitée de constater que mes premières clientes font des dizaines de kilomètres pour venir voir leur cheval (la plus proche est à 40 km), et que personne à proximité n'a eu la curiosité de venir. Je suis contactée par des personnes des départements limitrophes mais pas par des locaux ! C'est un autre sujet.
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Re: Organisation de stages, tarif et facturation

Message par marie-laure-guenot » 23 déc. 2017, 07:11

Je suis un peu (complètement !) dans la même situation :)
Les locaux viennent très peu, mes clients viennent de loin (et viennent pour une raison précise du coup ;) parce que des pensions de chevaux, y'en a plein partout !).

Et pareil que toi aussi, ici je trouve qu'on manque cruellement d'occasions de se rencontrer pour parler de ces sujets qui pourtant passionnent beaucoup de monde. D'où l'envie de mettre très vite en route ces rencontres locales équi-pistes notamment :)
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Re: Organisation de stages, tarif et facturation

Message par marion-le-romancer » 28 déc. 2017, 21:08

Ma toute petite expérience: j'ai pour l'instant organisé 2 stages chez moi. Je n'ai rien demandé en plus, je trouve que la participation gratuite au stage suffit comme contre-partie, sans compter la petite pub locale que cela me fait. J'ai offert le café et les croissants, et pour le midi chacun apportait de quoi manger.

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